Urlaub & Abwesenheiten

Unter Urlaub & Abwesenheiten beantragen Sie Abwesenheiten, verfolgen deren Bearbeitungsstatus und verwalten Ihre Anträge. Die verfügbaren Abwesenheitsarten sind systemweit vorgegeben. Die erforderlichen Freigaben und einzelne Berechnungsregeln hängen von den Einstellungen Ihres Betriebs ab.

Eigene Abwesenheiten prüfen

Wählen Sie oben rechts das Kalenderjahr. Im oberen Bereich sehen Sie Ihren Urlaubsanspruch und die verbleibenden Urlaubstage. Mit einem Klick auf das Info-Symbol in der Urlaubsanspruchskarte sehen Sie die Zusammensetzung des automatisch berechneten Urlaubsanspruchs. Die Tabelle zeigt für das gewählte Jahr Art, Status, Zeitraum, berechnete Tage, den Zeitpunkt der Beantragung, Bemerkungen und Bearbeitungsinformationen. Bei Urlaub gibt die Spalte Berechnete Tage an, wie viele Urlaubstage der Antrag benötigt. Bei einem halben Urlaubstag werden 0,5 Tage angezeigt und der Zeitraum wird mit dem Zusatz halber Tag gekennzeichnet. Bei anderen Abwesenheitsarten kann die Spalte leer bleiben. Bei einer Ablehnung finden Sie den hinterlegten Grund in der Spalte Info.

Bei der Berechnung der verbleibenden Urlaubstage werden auch beantragte, noch nicht bewilligte Urlaubstage berücksichtigt. Wenn Sie einen offenen Urlaubsantrag löschen, werden die dafür vorgesehenen Urlaubstage wieder zum verbleibenden Anspruch addiert.

Abwesenheit beantragen

1. Wählen Sie rechts unten Anlegen.
2. Wählen Sie unter Termintyp die gewünschte Abwesenheitsart.
3. Wählen Sie heute oder einen zukünftigen Tag beziehungsweise Zeitraum. Wenn Ihr Betrieb halbe Urlaubstage erlaubt, können Sie bei Urlaub Halber Urlaubstag aktivieren.
4. Ergänzen Sie bei Bedarf eine Bemerkung.
5. Wählen Sie Beantragen.

Bei Urlaub zeigt das Formular nach der Auswahl des Zeitraums eine Berechnung Ihres Urlaubsanspruchs. Angezeigt werden der gesamte Urlaubsanspruch, die bereits gebuchten und beantragten Urlaubstage, der für den gewählten Zeitraum benötigte Urlaub und der anschließend verbleibende Anspruch. Ein halber Urlaubstag wird mit 0,5 Tagen berücksichtigt. Bei anderen Abwesenheitsarten wird diese Berechnung nicht angezeigt.

Ein eigener Urlaubsantrag kann nicht abgesendet werden, wenn der verbleibende Anspruch dadurch negativ würde. Es erscheint ein Hinweis, dass der Urlaubsanspruch aufgebraucht ist und der Antrag kann nicht abgesendet werden. Wenden Sie sich in Sonderfällen an eine für Abwesenheiten berechtigte Person.

Der Antrag wird den in Ihrem Betrieb zuständigen Personen zur Bearbeitung vorgelegt. Je nach Konfiguration kann nur ein Admin bestätigen, die Bestätigung kann durch eine vorgesetzte Person oder einen Admin erfolgen oder beide müssen zustimmen. In der Übersicht erkennen Sie den aktuellen Status, beispielsweise beantragt, bewilligt oder abgelehnt.

Vergangene Tage

Im Mitarbeiter-Bereich können Sie keine Abwesenheit für vergangene Tage beantragen. Wenden Sie sich dafür an Ihre vorgesetzte Person oder eine andere für Abwesenheiten berechtigte Person.

Abwesenheitstypen und Auswirkungen

Die verfügbaren Abwesenheitsarten sind vorgegeben. Welche Freigaben erforderlich sind und ob halbe Urlaubstage oder Schulzeiten als bezahlte Abwesenheit möglich sind, hängt von den Einstellungen Ihres Betriebs ab.

Die beschriebenen Auswirkungen gelten für bewilligte Einträge an planmäßigen Arbeitstagen. Ein offener Urlaubsantrag wird bereits bei den verbleibenden Urlaubstagen berücksichtigt. Die übrigen Berechnungen ändern sich erst nach der Bewilligung. Bei Überschneidungen kann nur der für die Berechnung vorrangige Kalendereintrag wirken. Eine Sollzeit von null sagt allein nichts über die Vergütung aus.

Beantragbare Abwesenheiten unter Urlaub & Abwesenheiten

Wählen Sie die Art, die zum Anlass der Abwesenheit passt. Bei Fragen zur passenden Art wenden Sie sich an die für Abwesenheiten zuständige Person im Betrieb.

Typ	Auswirkungen auf die Zeitplanung	Anwendungsbeispiel
Urlaub	Reduziert das Urlaubskonto. Ein bewilligter ganzer Tag setzt die Sollzeit auf null, ein halber Urlaubstag halbiert sie.	Erholungsurlaub oder ein halber Urlaubstag für einen privaten Termin
Mutterschutz	Setzt die Sollzeit auf null und verbraucht keine Urlaubstage.	Schutzfrist vor und nach der Geburt
Elternzeit	Setzt die Sollzeit auf null und verbraucht keine Urlaubstage.	Vollständige Freistellung während einer vereinbarten Elternzeit
Krank (bezahlt)	Setzt die Sollzeit auf null. Bereits gebuchte Anwesenheitszeit bleibt sichtbar, zählt an diesem Tag aber nicht als bezahlte Anwesenheit.	Krankheit während der Entgeltfortzahlung
Krank (Karenztag)	Setzt die Sollzeit auf null. Bereits gebuchte Anwesenheitszeit bleibt sichtbar, zählt aber nicht als bezahlte Anwesenheit.	Ein im Betrieb anzuwendender Karenz- oder Wartetag
Krank (unbezahlt)	Setzt die Sollzeit auf null. Bereits gebuchte Anwesenheitszeit bleibt sichtbar, zählt aber nicht als bezahlt.	Krankheit nach Ende der betrieblichen Entgeltfortzahlung
Krank (Arbeitsunfall)	Setzt die Sollzeit auf null. Bereits gebuchte Anwesenheitszeit bleibt sichtbar, zählt aber nicht als bezahlt.	Arbeitsunfähigkeit infolge eines Arbeitsunfalls
Kind-Krank	Setzt die Sollzeit auf null. Anders als bei den übrigen Krank-Typen bleibt gebuchte Anwesenheitszeit bezahlt und kann das Überstundenkonto erhöhen.	Betreuung eines erkrankten Kindes
Ausbildungs Zentrum	Standardmäßig bleibt die reguläre Sollzeit bestehen. Ist Schulzeit als bezahlte Abwesenheit aktiviert, wird die Sollzeit auf null gesetzt und die Zeit als bezahlte Abwesenheit berücksichtigt.	Überbetriebliche Ausbildung oder Lehrgang im Ausbildungszentrum
Dienstreise	Kennzeichnet Arbeit außerhalb des Betriebs. Die reguläre Sollzeit bleibt bestehen. Arbeitszeit wird weiterhin erfasst.	Kundenbesuch oder auswärtiger Messeauftritt
Wehrübung	Setzt die Sollzeit auf null und verbraucht keine Urlaubstage.	Teilnahme an einer angeordneten Wehrübung
Stunden absetzen	Die reguläre Sollzeit bleibt bestehen. Nicht geleistete Arbeitszeit kann deshalb das Überstundenkonto verringern.	Einen freien Tag durch Abbau vorhandener Überstunden nehmen
Unbezahlte Fehlzeit	Setzt die Sollzeit auf null und verbraucht keine Urlaubstage.	Unbezahlte Freistellung aus persönlichen Gründen
HomeOffice	Kennzeichnet Arbeit außerhalb des Betriebs. Die reguläre Sollzeit und die normale Zeiterfassung bleiben bestehen.	Regulärer Arbeitstag im Homeoffice
Schule	Standardmäßig bleibt die reguläre Sollzeit bestehen. Ist Schulzeit als bezahlte Abwesenheit aktiviert, wird die Sollzeit auf null gesetzt und die Zeit als bezahlte Abwesenheit berücksichtigt.	Berufsschultag eines Auszubildenden
Sonstige bezahlte Freistellung	Setzt die Sollzeit auf null und gilt als bezahlte Abwesenheit ohne Urlaubsverbrauch.	Sonderurlaub, Tätigkeit als Schöffe oder bezahlte arbeitgeberseitige Freistellung
Abwesend ohne Auswirkung auf Berechnung	Kennzeichnet eine Abwesenheit nur zur Information. Sollzeit, Urlaubskonto und Zeitkonto bleiben unverändert.	Eine Abwesenheit markieren, die nicht berechnet werden soll

Kurzarbeit im Mitarbeiter-Kalender

Kurzarbeit trägt eine berechtigte Person im Betrieb im Mitarbeiter-Kalender ein. Sie wird nicht über einen eigenen Abwesenheitsantrag erfasst.

Typ	Auswirkungen auf die Zeitplanung	Anwendungsbeispiel
Kurzarbeit	Setzt die Sollzeit auf null. Die Anwendung unterstützt ausschließlich 100-prozentige Kurzarbeit.	Ein vollständiger Kurzarbeitstag ohne Arbeitsleistung

Betriebliche Einträge im Kalender

Feiertage, Ferien und betriebsfreie Tage sind keine persönlichen Abwesenheitsanträge. Sie werden im Betriebskalender gepflegt und zusätzlich in den persönlichen Kalendern angezeigt.

Typ	Auswirkungen auf die Zeitplanung	Anwendungsbeispiel
Feiertag	Setzt die Sollzeit an einem planmäßigen Arbeitstag auf null und gilt als bezahlte Abwesenheit. Innerhalb eines Urlaubszeitraums wird er nicht als Urlaubstag gezählt.	Gesetzlicher Feiertag im eingestellten Bundesland
Ferien	Dient als Information und Planungshilfe. Verändert Sollzeit, Urlaubs- und Zeitkonto nicht.	Schulferien für die Urlaubsplanung von Eltern berücksichtigen
Betriebsfrei	Verändert die Sollzeit nicht direkt. Für betroffene Arbeitstage muss gegebenenfalls noch Urlaub oder eine andere passende Abwesenheit beantragt werden. Die Anwendung weist auf fehlende Abwesenheiten hin.	Betriebsurlaub zwischen Weihnachten und Neujahr

Geburtstag im Kalender

Der Geburtstag ergibt sich aus dem hinterlegten Geburtsdatum und ist kein Abwesenheitsantrag.

Typ	Auswirkungen auf die Zeitplanung	Anwendungsbeispiel
Geburtstag	Erscheint nur als Information im Kalender und hat keine Auswirkung auf Berechnungen.	Geburtstag eines Mitarbeitenden im Kalender anzeigen

Antrag löschen oder Stornierung beantragen

• Für eine bewilligte Abwesenheit, deren Beginn noch nicht in der Vergangenheit liegt, wählen Sie das Stornierungssymbol und geben eine Begründung ein. Die Stornierung muss anschließend bewilligt werden.
• Einen noch offenen Stornierungsantrag können Sie über dasselbe Symbol wieder zurückziehen.
• Offene, abgelehnte oder bereits stornierte Einträge löschen Sie über das Papierkorb-Symbol.

Ein vorhandener Antrag lässt sich in dieser Ansicht nicht auf einen anderen Zeitraum verschieben. Löschen Sie einen noch nicht bewilligten Antrag und legen Sie ihn neu an. Für eine bereits bewilligte Abwesenheit beantragen Sie zuerst die Stornierung.

Abwesenheiten von Kollegen ansehen

Wenn Ihr Betrieb den Zugriff freigeschaltet hat, wechseln Sie in den Tab Meine Kollegen. Je nach Betriebseinstellung sehen Sie zukünftige Abwesenheiten aller Mitarbeitenden, Ihrer Abteilung oder Ihres Tätigkeitsbereichs. Einzelne Personen können aus dieser Übersicht ausgeblendet sein.

Verwenden Sie die Suche, die Kalenderwochenauswahl und die Jahresauswahl, um den gewünschten Zeitraum zu finden. Die Übersicht zeigt nicht die konkrete Abwesenheitsart, sondern die Verfügbarkeit als Nicht tätig oder Nicht vor Ort. Beantragte Zeiträume werden schraffiert dargestellt. Nach der Bewilligung erscheinen sie vollflächig. Arbeitsfreie Tage sind ausgeblendet. Feiertage, Ferien und betriebsfreie Tage können zusätzlich oberhalb der Personen in der Zeitleiste angezeigt werden.