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Stammdaten ​

Unter Kostenträger / Stammdaten verwalten Sie die Grundlagen für Kostenträgerbuchungen. Die Seite enthält die Tabs Projekte, Kunden und Ticketsysteme.

Kunden anlegen ​

Ein Projekt muss einem Kunden zugeordnet sein. Öffnen Sie den Tab Kunden, wählen Sie Anlegen, geben Sie den Namen ein und bestätigen Sie. Ein Doppelklick oder das Stift-Symbol öffnet die Bearbeitung. Über CSV-Export geben Sie die Kundenliste aus.

Projekte anlegen ​

Öffnen Sie den Tab Projekte und wählen Sie Anlegen. Geben Sie Name, Kunde und Standard Stundensatz sowie optional eine Projektnummer und Tags ein und bestätigen Sie.

Im Feld Tags können Sie ein vorhandenes Projekt-Tag auswählen oder einen neuen Eintrag über das Plus-Symbol hinzufügen. Während der Eingabe schlägt die Anwendung bereits verwendete Projekt-Tags vor. Tags werden kleingeschrieben und dürfen keine Leerzeichen enthalten.

Öffnen Sie das Projekt anschließend per Doppelklick oder über das Stift-Symbol. Dort können Sie unter anderem folgende Angaben ergänzen:

  • Projektnummer, Name, Ansprechpartner des Auftraggebers und Standardstundensatz
  • Beginn und Ende des Leistungszeitraums
  • geplante Stunden und Gesamtbudget
  • verfügbare Ticketsysteme
  • zugewiesenes Personal und die Einschränkung auf dieses Personal
  • Tags zur Gruppierung und gemeinsamen Auswertung von Projekten
  • Bemerkung und Projektstatus

Ein Ende des Leistungszeitraums setzt einen Beginn voraus. Budgetwerte dürfen nicht negativ sein. Eine Gesamtsumme kann nur zusammen mit geplanten Stunden gespeichert werden.

Speichern Sie Änderungen über die Schaltfläche Speichern. Die zugeordneten Tags werden auch in der Projektliste angezeigt. Die Projektliste bietet außerdem einen CSV-Export und einen Import per Excel-Vorlage. Der Import legt neue Projekte an und aktualisiert übereinstimmende bestehende Projekte. Prüfen Sie deshalb Datei und Ergebnisliste vor der weiteren Bearbeitung.

Projektstatus ändern oder Projekt löschen ​

Den Status ändern Sie in der Projektliste über das Statusmenü oder in der Projektbearbeitung. Die Anwendung bietet nur den jeweils zulässigen nächsten Status an. Verwenden Sie einen Statuswechsel statt einer Löschung, wenn das Projekt lediglich nicht mehr aktiv bearbeitet werden soll. Hinweis: Wurde ein Projektstatus bereits auf „In Bearbeitung“ gesetzt, kann dieser Status nicht mehr zurückgesetzt werden. In diesem Fall ist nur noch ein Wechsel auf „Abgeschlossen“ möglich.

Projekt dauerhaft löschen

Beim Löschen werden das Projekt und seine Buchungen sowie Personal- und Ticketsystemzuordnungen dauerhaft entfernt. Prüfen Sie vorher benötigte Auswertungen und Aufbewahrungspflichten.

Ticketsysteme anlegen ​

Ein Ticketsystem ergänzt Buchungen um eine Ticketnummer und kann daraus einen Link zum externen Ticket erzeugen.

  1. Öffnen Sie den Tab Ticketsysteme und wählen Sie Anlegen.
  2. Geben Sie einen Namen und die Portal-URL ein.
  3. Tragen Sie die Ticket-URL-Vorlage ein. Der Platzhalter {0} wird durch die Ticketnummer der Buchung ersetzt, zum Beispiel https://mein-ticketsystem/ticket/{0}/details.
  4. Bestätigen Sie mit Anlegen.
  5. Öffnen Sie danach das betreffende Projekt und ordnen Sie das Ticketsystem dort zu.

Externe Links prüfen

Tragen Sie die HTTPS-Adresse Ihres Ticketsystems ohne persönliche Zugangsdaten ein. Prüfen Sie mit einer Beispiel-Ticketnummer, ob der erzeugte Link das richtige Ticket öffnet.

Ticketsysteme löschen ​

Ein Ticketsystem kann gelöscht werden, wenn es in keinem Projekt als Standard hinterlegt ist. Bestehende Projektzeitbuchungen und ihre Ticketnummern bleiben erhalten. Die Zuordnung zum gelöschten Ticketsystem entfällt, sodass daraus kein Ticket-Link mehr erzeugt werden kann.