FAQ

Hier finden Sie häufig gestellten Fragen zu timatra in der Admin-Ansicht.

Fragen zu Betrieb

Einstellungen

Wofür wird die Kontaktperson im Bereich Allgemein verwendet?

Die im Bereich Allgemein hinterlegte Kontaktperson wird vom Entwicklerteam Ihrer timatra-Anwendung kontaktiert – etwa bei Rückfragen, wichtigen Updates oder bei technischen Problemen.

Wofür wird die Standard-Lohnart verwendet im Bereich Allgemein?

Im Feld Standard-Lohnart wird die Lohnart festgelegt, die beim Anlegen eines Mitarbeiters
standardmäßig gesetzt wird. Nach der Anlage kann die Lohnart für jeden Mitarbeiter individuell angepasst werden.

Wie erfolgt die automatische Zuordnung zur Schicht, wenn sich ein Mitarbeiter einstempelt?

Für die automatische Zuordnung der Anwesenheitsbuchungen zu den Schichten des für den Mitarbeiter aktiven Schichtmodells wird die Schicht mit dem geringsten Abstand zur ersten Einbuchung ermittelt. Um sicherzustellen, dass Mitarbeiter, die sich kurz vor Schichtbeginn einstempeln,
der korrekten Schicht zugeordnet werden, wird die Endzeit der Schichten für diese Zuordnung um
die eingestellte Zeitspanne verkürzt.

Im Tab An- und Abwesenheiten können Sie unter Automatische Zuordnung zu Zeitslots der Schichtmodelle diese Zeitspanne individuell festlegen.

Beispiel:

Ein Mitarbeiter beginnt seine Schicht regulär um 08:00 Uhr.
Wenn die automatische Zuordnungszeitspanne auf 30 Minuten gesetzt ist,
kann er bereits ab 07:50 Uhr korrekt der Schicht zugeordnet werden. Wenn er sich 07:40 Uhr einstempelt, wird er der Schicht davor zugeordnet, da er sich nun zeitlich näher an der vorherigen Schicht befindet.

Wie kann ich Überstunden bzw. Minusstunden von Mitarbeitenden direkt im Monat verrechnen lassen, ohne, dass sie auf einem Konto gesammelt werden?

Im Bereich Lohnvorberechnung lassen sich die Grenzen des Kontos für Über- bzw. Minusstunden festlegen. Ist es beispielsweise erwünscht, dass am Monatsende alle Über-/Minusstunden direkt verrechnet werden sollen, kann man in beide Eingabefelder eine 0 eintragen. Die im Monat angefallenen Über-/Minusstunden werden also direkt mit den bezahlten Stunden verrechnet und landen nicht auf einem separaten Über-/Minusstunden des Mitarbeitenden.

Können Kostenträgerbuchungen gerundet werden?

Nein, die Rundung betrifft nicht die tatsächlich gespeicherten Kostenträgerbuchungen, sondern nur den Vorschlagswert für den Beginn einer neuen Buchung sowie das automatische Schließen einer noch nicht beendeten Buchung beim Verlassen des Mitarbeiters.
Die vom Nutzer eingegebene Zeit bleibt minutengenau erhalten und wird ohne Rundung gespeichert. Die Rundungseinstellung wirkt sich global auf alle Mitarbeiter aus und wird in den Kostenträger-Einstellungen festgelegt.

Im Formular wird dem Mitarbeiter automatisch seine, von der Startzeit ausgehend, gerundete Zeit als Vorschlag für die Kostenträgerbuchung angezeigt. Verlässt der Mitarbeiter den Arbeitsplatz, wird die laufende Kostenträgerbuchung ohne Endzeit automatisch beendet und ebenfalls entsprechend gerundet. Der Mitarbeiter kann auch hier diese Zeit danach noch beliebig minutengenau editieren.

Ein Mitarbeiter hat sich um 09:01 eingestempelt und möchte anschließend eine Kostenträgerbuchung anlegen. Der Beginn wird auf 09:30 vorgeschlagen, warum ist das so und wo kann ich das ändern?

Der Vorschlag für die Anfangszeit einer Kostenträgerbuchung basiert auf den Rundungseinstellungen in den Einstellungen unter "Kostenträgerbuchung".

Wenn die Rundung beispielsweise auf 30 Minuten eingestellt ist, wird der Vorschlag für die nächste verfügbare Buchungszeit aufgerundet.

INFO

Beispiel: Der Mitarbeiter stempelt sich um 09:01 ein → Die erste vorgeschlagene Buchungszeit wird auf 09:30 gesetzt.

Wo kann ich das ändern?

1. Einstellungen öffnen
2. Zur Sektion "Kostenträgerbuchung" navigieren
3. Die Rundungseinstellung auf 15 Minuten oder 1 Minute ändern, falls minutengenaue Buchungen bevorzugt werden.

Bitte beachten Sie: Unabhängig vom Vorschlag kann der Mitarbeiter die Startzeit manuell ändern und minutengenau buchen.

Ich habe die Testversion aktiviert und möchte nun mit einer Lizenz Zugriff auf die Vollversion erhalten. Wie mache ich das?

Navigieren Sie zu Betrieb/Einstellungen. Dort finden Sie unter Gefahrenzone den Bereich Lizenzierung. Während eines Testzeitraums findet man im Lizenzbereich:

• Kontaktperson für Rückfragen zur Lizenzierung

• Telefonnummer und E-Mail-Adresse zur Kontaktaufnahme

• Aktueller Status der Lizenz (z. B. Testversion aktiv)

• Schaltfläche zum LIZENZIEREN, um die Testversion in eine reguläre Lizenz umzuwandeln

⚠️ Wichtig

Um einen Lizenzschlüssel zu bekommen, kontaktieren Sie bitte dazu die angezeigte Kontaktperson.

Fragen zu Personal

Personalübersicht

Wie kann ich für einen Mitarbeiter Kurzarbeit definieren?

In der Personalübersicht können Sie den Mitarbeiterkalender des jeweiligen Mitarbeiters öffnen.

Um Kurzarbeit einzutragen, wählen Sie im Mitarbeiterkalender den Reiter Kurzarbeit und legen Sie den gewünschten Zeitraum fest. Es kann ausschließlich 100 % Kurzarbeit erfasst werden.

Wie kann arbeitgeberseitige Nichtbeschäftigung ohne Minusstunden erfasst werden?

Zur Vermeidung von Minusstunden bei arbeitgeberseitiger Nichtbeschäftigung stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Eintragung des Abwesenheitstyps Sonstige bezahlte Freistellung im Urlaubsplan
• Korrekturbuchung im Überstundenkonto unter
  Personalübersicht → Mitarbeiter bearbeiten → Überstundenkonto Korrekturbuchungen

Wie kann ich manuell Minusstunden eines Mitarbeiters ausgleichen bzw. auf 0 setzen? (Ausgleich Überstundenkonto)

Zunächst müssen Sie den betreffenden Mitarbeiter in der Personalübersicht editieren, in dem Sie auf das Stift-Symbol klicken. Dort gibt es im Bereich Anwesenheitserfassung und Überstundenkonto Korrekturbuchungen. Mit KORREKTUR ERFASSEN können Sie eine neue Korrekturbuchung anlegen, die die Minusstunden ausgleicht. Wenn z.B. das Stundenkonto des Mitarbeiters bei -4,00 h liegt, dann müssen 4 Stunden gebucht werden, um es auszugleichen. Wenn Sie das Buchungsdatum in die Vergangenheit legen, wird die Korrektur sofort angewandt.

Hinweis: Überstundenkonto aller Mitarbeiter auf 0 setzen

Unter Betrieb/Einstellungen gibt es im Bereich Gefahrenzone Wartungsoperationen der Mitarbeiter. Dort kann man globale Korrekturbuchungen für alle Mitarbeiter anlegen. Beim Anlegen gibt es die Option Korrektur zu 0-Überstunden, wodurch alle Überstundenkonten genullt werden. Zu Beachten ist hier, dass die Korrekturen sofort mit BESTÄTIGEN übernommen werden. Sie können nicht rückgängig gemacht werden!

⚠️ Achtung

Überstunden-Korrekturen wirken sich auch ohne Speichern sofort und direkt auf das Zeitkonto aus.

Urlaub & Abwesenheiten

Was geschieht, wenn ein Mitarbeiter bereits gebuchte Arbeitsstunden hat und am selben Tag Krank als Abwesenheit erfasst wird?

In diesem Fall wird die bezahlte Zeit für den betreffenden Tag auf 0 gesetzt und somit nicht in die Lohnvorberechnung übernommen. Die tatsächlich erfasste Anwesenheitszeit – basierend auf Ein- und Ausstempeln des Mitarbeiters – bleibt jedoch unverändert bestehen, wird aber nicht verrechnet.

Bei einer Abwesenheit wie z. B. Urlaub erfolgt hingegen keine automatische Zurücksetzung der bezahlten Zeit.

Achtung: Bei der Abwesenheit Kind-Krank gilt dies nicht.