Urlaub & Abwesenheiten

Unter Personal / Urlaub & Abwesenheiten planen und prüfen Sie die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeitenden für ein ausgewähltes Jahr. Die Seite enthält die Tabs Urlaub & Abwesenheiten und Resturlaub.

Die Planungsansicht zeigt die Mitarbeitenden zeilenweise und die Tage des Jahres spaltenweise. Arbeitsfreie Tage werden ausgeblendet. Im Tabellenkopf stehen Kalenderwochen sowie Einträge aus dem Betriebskalender, beispielsweise Feiertage und betriebsfreie Tage.

Ansicht eingrenzen

Über Mitarbeiter Filter können Sie folgende Ansichten auswählen:

• Alle anzeigen
• Überschneidungen
• Offene beantragte Abwesenheiten
• Ohne Urlaub
• Überschrittener Urlaubsanspruch
• Weniger als 10 Urlaubstage genommen
• Korrektur auf gesetzliche Mindestanforderungen
• Hat schulpflichtige Kinder

Zusätzlich können Sie nach Namen suchen sowie nach Tags, Abteilung und Tätigkeit filtern. Die Tag-Auswahl greift auf die Tags aus den Mitarbeiter-Stammdaten zurück. Mit der Kalenderwochenauswahl und der Jahresauswahl springen Sie gezielt in den gewünschten Zeitraum.

Der Filter Weniger als 10 Urlaubstage genommen verwendet trotz seiner Bezeichnung die Summe der beantragten und bewilligten Urlaubstage. Abgelehnte oder stornierte Urlaube werden nicht mitgezählt.

Im Kalenderkopf zeigen rote Zähler, wie viele der aktuell angezeigten Mitarbeitenden an einem Tag gleichzeitig abwesend sind. Bewegen Sie den Mauszeiger über einen betroffenen Tag, um die Anzahl anzuzeigen. Diese Zähler erscheinen auch ohne ausgewählte Abteilung oder Tätigkeit und werden anhand der Suche und der aktiven Filter neu berechnet.

Das Info-Symbol neben einem Mitarbeiter bündelt Hinweise wie Hat schulpflichtige Kinder, Hat überschneidende Abwesenheiten oder Hat (Anzahl) offene beantragte Abwesenheiten. Die mitarbeiterbezogene Warnung vor überschneidenden Abwesenheiten wird nur angezeigt, wenn eine Abteilung oder Tätigkeit ausgewählt ist. Der Filter Überschneidungen kann dagegen auch ohne diese Auswahl verwendet werden.

Urlaubsanspruch prüfen

Neben dem Namen steht ein Wert im Format beantragte und bewilligte Urlaubstage/berechneter Anspruch. Klicken Sie auf diesen Wert, um die Berechnung aufzuschlüsseln. Angezeigt werden:

• der berechnete Urlaubsanspruch,
• der Resturlaub aus dem Vorjahr,
• Urlaubskorrekturbuchungen mit Begründung,
• das daraus resultierende Gesamtergebnis.

Eine Warnfarbe weist darauf hin, dass mehr Urlaubstage beantragt oder bewilligt sind als verfügbar. Die Berechnung berücksichtigt nur die im System gepflegten Grundlagen. Prüfen Sie bei Abweichungen insbesondere Arbeitstage, Ein- und Austrittsdatum, individuellen Urlaubsanspruch und Korrekturbuchungen in den Mitarbeiter-Stammdaten.

Prüfen Sie außerdem unter Betrieb / Einstellungen / Gefahrenzone, ob die automatische Berechnung des Teilzeit-Urlaubsanspruchs aktiviert ist. Bei aktivierter Einstellung pflegen Sie in den Mitarbeiter-Stammdaten den Anspruch einer Vollzeitstelle im Feld Urlaubstage (bei Vollzeit). Das System berechnet daraus den tatsächlichen Anspruch anhand des Verhältnisses zwischen den Arbeitstagen des Mitarbeiters und der Vollzeitwoche des Betriebs. Bei deaktivierter Einstellung pflegen Sie den individuellen Anspruch direkt im Feld Urlaubstage.

Abwesenheit anlegen

Öffnen Sie den Dialog über + Anlegen oder für einen vorausgewählten Mitarbeiter über dessen Drei-Punkte-Menü. Das Menü enthält außerdem die Schnellzugriffe Urlaubskorrekturbuchungen, Mitarbeiter-Kalender und Mitarbeiter bearbeiten.

Im Dialog:

1. wählen Sie einen verfügbaren Abwesenheitstyp,
2. prüfen beziehungsweise wählen Sie den Mitarbeiter oder aktivieren Sie in der globalen Variante Alle sichtbaren Mitarbeiter wählen,
3. erfassen Sie einen oder mehrere Zeiträume,
4. wählen Sie bei Urlaub gegebenenfalls Halber Urlaubstag,
5. entscheiden Sie, ob die Abwesenheit direkt bewilligt oder zunächst beantragt wird,
6. bestätigen Sie mit Bewilligen oder Beantragen.

Die angebotenen Abwesenheitstypen sind systemweit vorgegeben. Weitere Termintypen werden direkt im Mitarbeiter-Kalender gepflegt.

Ein halber Urlaubstag ist nur verfügbar, wenn die betriebliche Einstellung Beantragung und Erstellung von halben Urlaubstagen erlauben aktiviert ist. Außerdem müssen ein einzelner Mitarbeiter, ein einzelner Zeitraum und genau ein Kalendertag ausgewählt sein.

Unter Betrieb / Einstellungen / An- und Abwesenheiten wird festgelegt, wer Anträge bestätigen muss. Je nach Konfiguration genügt die Bestätigung durch einen Admin-Nutzer oder durch einen Vorgesetzten beziehungsweise Admin-Nutzer. Alternativ müssen Vorgesetzter und Admin-Nutzer bestätigen. In diesem Fall gibt es zwei Freigabestufen.

Mehrfachauswahl sorgfältig prüfen

Alle sichtbaren Mitarbeiter wählen betrifft alle Mitarbeitenden, die aufgrund von Mitarbeiterfilter, Suche, Tags, Abteilung und Tätigkeit aktuell in der Tabelle stehen. Die Option Urlaub direkt bewilligen wird dabei automatisch aktiviert und kann nicht ausgeschaltet werden. Bei einer zweistufigen Freigabe ist die Admin-Freigabe damit erteilt. Der Antrag bleibt bis zur Bestätigung durch den Vorgesetzten offen. Prüfen Sie die sichtbare Liste, den Typ und alle Zeiträume vor dem Bestätigen.

Abwesenheiten können nicht für Zeiträume angelegt oder geändert werden, die bereits in der Lohnvorbereitung festgeschrieben sind.

Abwesenheitstypen und Auswirkungen

Die verfügbaren Abwesenheitsarten sind vorgegeben. Welche Freigaben erforderlich sind und ob halbe Urlaubstage oder Schulzeiten als bezahlte Abwesenheit möglich sind, hängt von den Einstellungen Ihres Betriebs ab.

Die beschriebenen Auswirkungen gelten für bewilligte Einträge an planmäßigen Arbeitstagen. Ein offener Urlaubsantrag wird bereits bei den verbleibenden Urlaubstagen berücksichtigt. Die übrigen Berechnungen ändern sich erst nach der Bewilligung. Bei Überschneidungen kann nur der für die Berechnung vorrangige Kalendereintrag wirken. Eine Sollzeit von null sagt allein nichts über die Vergütung aus.

Beantragbare Abwesenheiten unter Urlaub & Abwesenheiten

Wählen Sie die Art, die zum Anlass der Abwesenheit passt. Bei Fragen zur passenden Art wenden Sie sich an die für Abwesenheiten zuständige Person im Betrieb.

Typ	Auswirkungen auf die Zeitplanung	Anwendungsbeispiel
Urlaub	Reduziert das Urlaubskonto. Ein bewilligter ganzer Tag setzt die Sollzeit auf null, ein halber Urlaubstag halbiert sie.	Erholungsurlaub oder ein halber Urlaubstag für einen privaten Termin
Mutterschutz	Setzt die Sollzeit auf null und verbraucht keine Urlaubstage.	Schutzfrist vor und nach der Geburt
Elternzeit	Setzt die Sollzeit auf null und verbraucht keine Urlaubstage.	Vollständige Freistellung während einer vereinbarten Elternzeit
Krank (bezahlt)	Setzt die Sollzeit auf null. Bereits gebuchte Anwesenheitszeit bleibt sichtbar, zählt an diesem Tag aber nicht als bezahlte Anwesenheit.	Krankheit während der Entgeltfortzahlung
Krank (Karenztag)	Setzt die Sollzeit auf null. Bereits gebuchte Anwesenheitszeit bleibt sichtbar, zählt aber nicht als bezahlte Anwesenheit.	Ein im Betrieb anzuwendender Karenz- oder Wartetag
Krank (unbezahlt)	Setzt die Sollzeit auf null. Bereits gebuchte Anwesenheitszeit bleibt sichtbar, zählt aber nicht als bezahlt.	Krankheit nach Ende der betrieblichen Entgeltfortzahlung
Krank (Arbeitsunfall)	Setzt die Sollzeit auf null. Bereits gebuchte Anwesenheitszeit bleibt sichtbar, zählt aber nicht als bezahlt.	Arbeitsunfähigkeit infolge eines Arbeitsunfalls
Kind-Krank	Setzt die Sollzeit auf null. Anders als bei den übrigen Krank-Typen bleibt gebuchte Anwesenheitszeit bezahlt und kann das Überstundenkonto erhöhen.	Betreuung eines erkrankten Kindes
Ausbildungs Zentrum	Standardmäßig bleibt die reguläre Sollzeit bestehen. Ist Schulzeit als bezahlte Abwesenheit aktiviert, wird die Sollzeit auf null gesetzt und die Zeit als bezahlte Abwesenheit berücksichtigt.	Überbetriebliche Ausbildung oder Lehrgang im Ausbildungszentrum
Dienstreise	Kennzeichnet Arbeit außerhalb des Betriebs. Die reguläre Sollzeit bleibt bestehen. Arbeitszeit wird weiterhin erfasst.	Kundenbesuch oder auswärtiger Messeauftritt
Wehrübung	Setzt die Sollzeit auf null und verbraucht keine Urlaubstage.	Teilnahme an einer angeordneten Wehrübung
Stunden absetzen	Die reguläre Sollzeit bleibt bestehen. Nicht geleistete Arbeitszeit kann deshalb das Überstundenkonto verringern.	Einen freien Tag durch Abbau vorhandener Überstunden nehmen
Unbezahlte Fehlzeit	Setzt die Sollzeit auf null und verbraucht keine Urlaubstage.	Unbezahlte Freistellung aus persönlichen Gründen
HomeOffice	Kennzeichnet Arbeit außerhalb des Betriebs. Die reguläre Sollzeit und die normale Zeiterfassung bleiben bestehen.	Regulärer Arbeitstag im Homeoffice
Schule	Standardmäßig bleibt die reguläre Sollzeit bestehen. Ist Schulzeit als bezahlte Abwesenheit aktiviert, wird die Sollzeit auf null gesetzt und die Zeit als bezahlte Abwesenheit berücksichtigt.	Berufsschultag eines Auszubildenden
Sonstige bezahlte Freistellung	Setzt die Sollzeit auf null und gilt als bezahlte Abwesenheit ohne Urlaubsverbrauch.	Sonderurlaub, Tätigkeit als Schöffe oder bezahlte arbeitgeberseitige Freistellung
Abwesend ohne Auswirkung auf Berechnung	Kennzeichnet eine Abwesenheit nur zur Information. Sollzeit, Urlaubskonto und Zeitkonto bleiben unverändert.	Eine Abwesenheit markieren, die nicht berechnet werden soll

Kurzarbeit im Mitarbeiter-Kalender

Kurzarbeit trägt eine berechtigte Person im Betrieb im Mitarbeiter-Kalender ein. Sie wird nicht über einen eigenen Abwesenheitsantrag erfasst.

Typ	Auswirkungen auf die Zeitplanung	Anwendungsbeispiel
Kurzarbeit	Setzt die Sollzeit auf null. Die Anwendung unterstützt ausschließlich 100-prozentige Kurzarbeit.	Ein vollständiger Kurzarbeitstag ohne Arbeitsleistung

Betriebliche Einträge im Kalender

Feiertage, Ferien und betriebsfreie Tage sind keine persönlichen Abwesenheitsanträge. Sie werden im Betriebskalender gepflegt und zusätzlich in den persönlichen Kalendern angezeigt.

Typ	Auswirkungen auf die Zeitplanung	Anwendungsbeispiel
Feiertag	Setzt die Sollzeit an einem planmäßigen Arbeitstag auf null und gilt als bezahlte Abwesenheit. Innerhalb eines Urlaubszeitraums wird er nicht als Urlaubstag gezählt.	Gesetzlicher Feiertag im eingestellten Bundesland
Ferien	Dient als Information und Planungshilfe. Verändert Sollzeit, Urlaubs- und Zeitkonto nicht.	Schulferien für die Urlaubsplanung von Eltern berücksichtigen
Betriebsfrei	Verändert die Sollzeit nicht direkt. Für betroffene Arbeitstage muss gegebenenfalls noch Urlaub oder eine andere passende Abwesenheit beantragt werden. Die Anwendung weist auf fehlende Abwesenheiten hin.	Betriebsurlaub zwischen Weihnachten und Neujahr

Geburtstag im Kalender

Der Geburtstag ergibt sich aus dem hinterlegten Geburtsdatum und ist kein Abwesenheitsantrag.

Typ	Auswirkungen auf die Zeitplanung	Anwendungsbeispiel
Geburtstag	Erscheint nur als Information im Kalender und hat keine Auswirkung auf Berechnungen.	Geburtstag eines Mitarbeitenden im Kalender anzeigen

Wie die einzelnen Abwesenheitsarten in der Lohnvorbereitung ausgewiesen werden, erfahren Sie unter Zuordnung in der Lohnvorbereitung.

Abwesenheitsarten verwalten

Die Abwesenheitsarten können nicht umbenannt, ergänzt oder deaktiviert werden. Sie pflegen die einzelnen Einträge in der Abwesenheitsplanung oder bearbeiten Anträge aus dem Mitarbeiter-Bereich. Freigaberegeln, halbe Urlaubstage und die Behandlung von Schulzeiten legen Sie in den Betriebseinstellungen fest.

Kurzarbeit erfassen Sie direkt im Mitarbeiter-Kalender. Der Eintrag wird unmittelbar gespeichert. Feiertage und Ferien werden im Betriebskalender automatisch abgerufen oder dort gepflegt. Für Betriebsfrei legen Sie dort einen Zeitraum an und erfassen anschließend für jede betroffene Person Urlaub oder eine andere passende Abwesenheit. Das Geburtsdatum pflegen Sie in den Mitarbeiter-Stammdaten.

Zuordnung in der Lohnvorbereitung

Zusätzlich zu den oben beschriebenen Auswirkungen auf die Zeitplanung werden die Einträge in der Lohnvorbereitung wie folgt ausgewiesen:

Abwesenheitsart	Darstellung in der Lohnvorbereitung
Urlaub	Stunden und Tage werden separat ausgewiesen.
Mutterschutz, Elternzeit, Wehrübung und Unbezahlte Fehlzeit	Die Stunden werden unter Unbezahlte Fehlzeiten zusammengefasst.
Krank (bezahlt)	Krankheit bezahlt
Krank (Karenztag)	Karenztag bezahlt
Krank (unbezahlt)	Krankheit unbezahlt und zusätzlich in der Summe Unbezahlte Fehlzeiten
Krank (Arbeitsunfall)	Krankheit Arbeitsunfall und zusätzlich in der Summe Unbezahlte Fehlzeiten
Kind-Krank	Kind krank und zusätzlich in der Summe Unbezahlte Fehlzeiten
Schule und Ausbildungs Zentrum	Bei aktivierter Einstellung Schulzeit als bezahlte Abwesenheit unter Sonstige bezahlte Abwesenheit
Sonstige bezahlte Freistellung	Sonstige bezahlte Abwesenheit
Dienstreise, HomeOffice und Stunden absetzen	Keine eigene Abwesenheitsspalte
Kurzarbeit	Separat als Kurzarbeit
Feiertag	Separat als Feiertagsstunden
Ferien, Geburtstag und Abwesend ohne Auswirkung auf Berechnung	Keine Auswirkung auf die Lohnvorbereitung

Abrechnung fachlich prüfen

Aus der Zuordnung zu Unbezahlte Fehlzeiten lässt sich allein nicht ableiten, ob ein Entgeltanspruch besteht. Prüfen Sie diese Werte vor der Übergabe an die Lohnabrechnung.

Anträge bearbeiten

Beantragte Abwesenheiten werden schraffiert dargestellt, bewilligte Abwesenheiten vollflächig in der Farbe des Abwesenheitstyps. Eine beantragte Stornierung erkennen Sie zusätzlich an einem roten Rahmen.

Klicken Sie auf eine Abwesenheit, um Mitarbeiter, Typ, Beantragungszeitpunkt, Zeitraum, gegebenenfalls Kommentare, benötigte Urlaubstage und den Freigabestatus zu sehen. Bei einer zweistufigen Freigabe kann Administrator bereits bestätigt sein, während Vorgesetzter noch offen ist.

Je nach Status und Berechtigung können Sie den Zeitraum ändern und die Abwesenheit oder eine beantragte Stornierung bewilligen beziehungsweise mit Begründung ablehnen.

Änderungen an Zeiträumen werden nach der Bestätigung direkt gespeichert. Der bestehende Freigabestatus bleibt dabei erhalten. Überschneidungen und verfügbarer Urlaubsanspruch werden nicht erneut geprüft. Prüfen Sie daher vor dem Ändern den neuen Zeitraum, den Anspruch und bereits abgestimmte Einsatzplanungen.

Export

Unter Exportieren stehen in der Management-Ansicht folgende Ausgaben zur Verfügung:

• PDF-Aushang exportieren erstellt den Urlaubsplan für das gewählte Jahr im A1-Querformat.
• Abwesenheiten als Excel exportieren enthält die bewilligten Abwesenheiten des gewählten Jahres.

Beide Exporte berücksichtigen eine ausgewählte Abteilung oder Tätigkeit. Namenssuche, Tags, Mitarbeiterfilter und Kalenderwochenauswahl schränken die exportierten Daten nicht ein.

Resturlaub

Der Tab Resturlaub zeigt die Urlaubsüberträge der vergangenen drei Jahreswechsel. Unter Aktuelles Jahr steht beispielsweise der Übertrag 2025 → 2026, daneben folgen die Überträge 2024 → 2025 und 2023 → 2024. Die Jahresangaben richten sich automatisch nach dem aktuellen Kalenderjahr.

Ein roter Pfeil kennzeichnet eine durchgehend steigende Entwicklung: Der Übertrag des aktuellen Jahres ist größer als der des Vorjahres und dieser wiederum größer als der Übertrag des Vorvorjahres. Der Pfeil erscheint dann bei den beiden neueren Überträgen.

Über die Suche grenzen Sie nur die angezeigte Tabelle ein. Mit CSV-Export laden Sie immer den vollständigen geladenen Resturlaubsdatensatz herunter. Die Suche schränkt die Datei nicht ein.

Beim Jahreswechsel wird der verbleibende Vorjahresanspruch einschließlich bisherigem Resturlaub und Korrekturen übertragen. Ausschließlich bewilligte Urlaubstage werden abgezogen. Halbe Urlaubstage zählen zunächst als 0,5 Tage. Die Summe der bewilligten Urlaubstage wird vor dem Abzug auf volle Tage aufgerundet. Offene Anträge werden beim Übertrag nicht abgezogen.

Nach dem automatischen Übertrag erhalten Nutzer mit der Nutzer-Berechtigung An- und Abwesenheiten und aktiviertem E-Mail-Empfang eine Zusammenfassung der positiven Überträge.

Vor dem Jahreswechsel prüfen

Prüfen Sie vorher offene Anträge, bewilligten Urlaub, Ansprüche und Korrekturbuchungen. Fehler korrigieren Sie anschließend über eine begründete Urlaubskorrekturbuchung.