Lohnvorberechnung
Unter Personal / Lohnvorberechnung prüfen Sie berechnete Arbeits- und Abwesenheitswerte, ergänzen abrechnungsbezogene Angaben und stellen abgeschlossene Perioden für den Export bereit. Der Bereich enthält die Tabs Monatsabrechnung und Benutzerdefiniert.
Monatsabrechnung
Wählen Sie oben rechts Monat und Jahr. Zur Auswahl stehen nur vollständig vergangene Abrechnungsperioden seit der Einrichtung des Betriebs. Das bedeutet nicht, dass diese Perioden bereits festgeschrieben sind. Beginn und Ende einer Periode richten sich nach dem in den Betriebseinstellungen festgelegten Starttag und müssen daher nicht mit einem Kalendermonat übereinstimmen.
Sie können die Tabelle nach Lohnart, Abteilung, Tätigkeit und Mitarbeitenden filtern. Je nach Betriebseinstellung zeigt sie Soll- und Arbeitszeiten, Überstundenkonten, Nacht- und Wochenendarbeit sowie bezahlte und unbezahlte Abwesenheiten. Informationssymbole erläutern die einzelnen Berechnungen.
Abrechnungsangaben ergänzen
Solange die Periode noch nicht festgeschrieben ist und kein nachfolgender Monat die Bearbeitung sperrt, können Sie pro Mitarbeiter folgende Werte erfassen:
- Auszuzahlende Überstunden
- Bonus (€/h), sofern die Spalte für den Betrieb sichtbar ist
Die Eingabe wird beim Verlassen des Feldes gespeichert. Über Bonus für alle setzen tragen Sie denselben Bonus für alle aktuell durch Tabellenfilter erfassten Zeilen ein.
Korrekturbuchungen der ausgewählten Periode beeinflussen den auszahlbaren Betrag, lösen aber keine automatische Auszahlung aus.
Abrechnungswerte vorab abstimmen
Auszuzahlende Überstunden sind eine Auszahlungsabsicht. Bei der Festschreibung verrechnet das System zunächst die Periodenabweichung mit dem Überstundenkonto und begrenzt die Auszahlung so, dass die konfigurierte Konto-Untergrenze nicht unterschritten wird. Der tatsächlich ausgezahlte Wert kann deshalb niedriger als die Eingabe sein. Bonuswerte werden als abrechnungsrelevante Angaben exportiert.
Offene Anwesenheiten bereinigen
Mitarbeitende mit noch offenen Anwesenheitsbuchungen werden in der Namensspalte hervorgehoben. Öffnen Sie den Hinweis, um die betroffenen Tage zu sehen, und korrigieren oder schließen Sie die Buchungen unter Anwesenheitszeiten. Solange mindestens eine offene Anwesenheit vorliegt, ist Festschreiben deaktiviert.
Periode festschreiben
Mit Festschreiben schließen Sie die ausgewählte Abrechnungsperiode ab. Spätere Festschreibungen sperren damit auch frühere Zeiträume.
Dabei werden auch die berechneten Tageswerte bis zum Stichtag fixiert. Diese bleiben bei späteren Änderungen der Berechnungsgrundlagen, etwa an Betriebseinstellungen oder Schichtmodellen, erhalten und werden auch durch eine Neuberechnung nicht verändert. Für eine rückwirkende Korrektur muss der betroffene Zeitraum zuerst wieder geöffnet werden.
Festschreibung sperrt Zeitdaten
Die Aktion wird unmittelbar ausgeführt. Prüfen Sie vorher offene Buchungen, Abwesenheiten, auszuzahlende Überstunden, Bonuswerte und Summen. Danach können An- und Abwesenheiten, Arbeitstage, Schichtzuweisungen, Sollstunden, Überstundenkorrekturen und Beschäftigungsdaten bis zum Stichtag nicht mehr bearbeitet werden.
Nur die aktuellste Festschreibung kann über das Drei-Punkte-Menü mit Festschreibung rückgängig machen wieder geöffnet werden. Prüfen Sie vor dem Rückgängigmachen, ob bereits Exporte an die Lohnabrechnung übergeben oder auf Grundlage der festgeschriebenen Werte weitere Schritte durchgeführt wurden.
Das Dashboard zeigt Benutzern mit der Berechtigung zur Lohnverwaltung einen Warnhinweis, wenn die letzte Festschreibung mindestens drei Monate zurückliegt. Wurde noch nie festgeschrieben, zählt stattdessen das Erstellungsdatum des Mandanten. Liegt das maßgebliche Datum mehr als fünf Monate zurück, wird der Hinweis rot hervorgehoben. Über Jetzt festschreiben gelangen Sie zur Monatsabrechnung.
Festgeschriebene Daten exportieren
Für eine festgeschriebene Monatsabrechnung stehen unter Exportieren eine druckbare PDF und eine Excel-Datei zur Verfügung. Die Exporte werden aus der festgeschriebenen Periode erzeugt.
Benutzerdefinierter Zeitraum
Im Tab Benutzerdefiniert wählen Sie einen Von-bis-Zeitraum und erhalten eine neu berechnete, nicht festschreibbare Auswertung. Ohne die entsprechende Erweiterung darf dieser Zeitraum einschließlich Anfangs- und Enddatum höchstens 63 Kalendertage umfassen. Die Ansicht dient der Kontrolle oder einer abweichenden Auswertung. Felder für auszuzahlende Überstunden und Bonus werden dort nicht angeboten. Die Ergebnisse können als CSV-Datei exportiert werden.