Betriebskalender

Unter Betrieb / Betriebskalender verwalten Sie betriebsweite Kalendereinträge. Welche Terminarten sichtbar und bearbeitbar sind, gibt die Legende oberhalb des Kalenders vor. Nicht bearbeitbare Einträge dienen nur zur Information.

Über die Jahresauswahl wechseln Sie das angezeigte Kalenderjahr. Die Ansicht zeigt alle zwölf Monate und die Kalenderwochen.

Betriebsfreie Tage pflegen

Einzelne Tage setzen oder entfernen

1. Wählen Sie in der Legende Betriebsfrei.
2. Klicken Sie im Kalender auf den gewünschten Tag.
3. Klicken Sie erneut auf einen bereits einzeln gesetzten Tag, um den Eintrag zu entfernen, und bestätigen Sie gegebenenfalls den Löschdialog.
4. Wählen Sie Bearbeitung beenden, sobald Sie fertig sind.

Sofortiges Speichern

Änderungen im Auswahlmodus werden direkt gespeichert. Prüfen Sie deshalb vor jedem Klick Terminart, Jahr und Datum.

Zeitraum anlegen

Sie können alternativ auch den aus anderen Bereichen bekannten Button + Anlegen unten rechts verwenden. Dabei öffnet sich ein Formular, in dem Sie den gewünschten Zeitraum angeben können.

Zum Entfernen eines mehrtägigen Eintrags wählen Sie zunächst Betriebsfrei und anschließend einen betroffenen Tag. Im Löschdialog können Sie je nach Eintrag den gesamten Zeitraum oder nur den gewählten Tag entfernen.

Auswirkungen auf weitere Prozesse

Einträge des Betriebskalenders werden im Mitarbeiterkalender und unter Urlaub & Abwesenheiten angezeigt. Ihre weitere Wirkung hängt von der Terminart ab:

• Feiertage gelten an regulären Arbeitstagen als arbeitsfrei. Sie setzen die Sollarbeitszeit auf 0, werden innerhalb eines Urlaubszeitraums nicht als Urlaubstag gezählt und in der Lohnvorbereitung als Feiertagsstunden ausgewiesen. In der Schichtplanung werden sie zusätzlich gekennzeichnet.
• Betriebsfrei weist Verantwortliche auf der Startseite und betroffene Mitarbeiter auf bevorstehende Arbeitstage ohne passende Abwesenheit hin. Mitarbeiter können für diese Zeiträume gesammelt Urlaub beantragen. Der Eintrag Betriebsfrei selbst verändert weder die Sollarbeitszeit noch den Urlaubsanspruch. Diese Wirkung entsteht erst durch die dazu erfasste Abwesenheit.
• Ferien dienen der Kalender- und Planungsanzeige und werden auch im PDF-Aushang der Urlaubsübersicht dargestellt. Sie verändern weder die Sollarbeitszeit noch den Urlaubsverbrauch.

Feiertage und Ferien

Ob Feiertage und Ferien automatisch abgerufen werden, legen Sie unter Einstellungen / An- und Abwesenheiten fest. Das unter Einstellungen / Allgemein gewählte Bundesland bestimmt die abgerufenen Kalenderdaten.

Feiertage und Ferien werden regelmäßig automatisch importiert. Änderungen am Bundesland oder am automatischen Abruf werden deshalb möglicherweise erst beim nächsten Import sichtbar.

Geburtstage

Geburtstage können als nicht bearbeitbare Kalendereinträge erscheinen. Das Geburtsdatum pflegen Sie in den jeweiligen Mitarbeiter-Stammdaten, nicht im Betriebskalender.

Kalenderfreigabe

Über Kalenderfreigabe können Sie eine iCal-Freigabe anlegen oder vorhandene Freigaben verwalten. Der erzeugte Link ermöglicht ein Abonnement in externen Kalenderprogrammen.

1. Wählen Sie Kalenderfreigabe / Kalender freigeben.
2. Geben Sie eine Beschreibung ein, anhand der Sie die Freigabe später erkennen.
3. Prüfen Sie unter Freizugebende Kalender auswählen bewusst die vorausgewählten Kalender. Wenn Ihrem Nutzer ein Mitarbeiter zugeordnet ist, sind standardmäßig Persönlicher Kalender und Betriebskalender aktiviert. Ohne Mitarbeiterzuordnung steht nur der Betriebskalender zur Auswahl.
4. Deaktivieren Sie jeden Kalender, dessen Inhalte nicht über diesen Link bereitgestellt werden sollen. Mindestens ein Kalender muss ausgewählt bleiben.
5. Wählen Sie Freigeben und übernehmen Sie den erzeugten Link in das Zielsystem.

Freigabelink schützen

Wer den iCal-Freigabelink kennt, kann die freigegebenen Kalenderdaten ohne weitere Anmeldung lesen. Geben Sie ihn nur an berechtigte Personen weiter und entfernen Sie nicht mehr benötigte Freigaben unter Freigaben verwalten.